POLÍTICA DE TRATAMIENTO  DE DATOS PERSONALES

 

1. INTRODUCION DE LA POLITICA

2. MARCO LEGAL

3. OBJETIVO PRINCIPAL

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

5. ALCANCE

6. DEFINICIONES

7. DESARROLLO DE LA POLITICA

  • DESCRIPCIÓN DE LOS DATOS QUE HACEN REFERENCIA A LA INFORMACIÓN  PERSONAL DE LOS TITULARES

  • FINALIDADES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES  DE PACIENTES Y/O ENCUESTADOS:

  • AUTORIZACIÓN DEL TITULAR LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.

  • USO DE IMÁGENES Y VIDEO DE VIGILANCIA

  • DERECHOS DE LOS TITULARES

  • DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

  • DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO  DE DATOS PERSONALES.

  • DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ∙ SOLICITUDES DE REVOCATORIA O SUPRESIÓN

  • SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

  • PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN ∙ CONSULTAS

  • RECLAMOS

  • TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS  PERSONALES

  • SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

  • VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

  • MODIFICACIONES

  • AVISO DE PRIVACIDAD

  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

  • DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

  • MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS  PERSONALES

 

INTRODUCCIÓN

En virtud de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 , mediante los cuales se dictan  disposiciones para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que  tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre  ellas en bases de datos o archivos, la CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. como IPS en calidad de  responsable del tratamiento de los datos personales de grupos de interés conformado por los usuarios,  familias, colaboradores, contratistas, estudiantes, entidades responsables de pago y las entidades de  inspección, vigilancia y control, información que se ha obtenido en el desarrollo de su actividad misional  de prestar servicios de salud, por lo cual se compromete con el cumplimiento de la normativa  mencionada y la protección de los derechos de las personas e informa a su grupo de interés que adopta  las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales.

CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. identificada con el NIT. 860.090.566-41 domiciliada en la ciudad de  Bogotá, en la Avenida de las Américas No. 71C-29, Teléfono (1) 4254620, pone a disposición LA  POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES como responsables y Encargados del  manejo de dicha información; en la cual de manera sucinta expone el alcance y finalidad del uso delos  datos personales por parte de LA CLINICA, en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa,  previa e informada.

MARCO LEGAL

  • CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
  • Ley 1581 de 2012Decreto 1377 de 2013

OBJETIVO PRINCIPAL

El objeto de la creación de esta política es dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del  artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas  y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos o consultas y el adecuado  tratamiento de la información de conformidad con las finalidades establecidas para éste. : a) La prestación adecuada de los servicios ofrecidos por LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. b) Ser  contactado para renovaciones, ofrecimiento de productos y servicios, ser informado e invitado a  participar de diferentes beneficios o eventos. c) Enviar información comercial, promocional, invitaciones  o atenciones de LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. d) Realizar encuestas y/o sondeos de opinión  sobre productos y contenidos. e) Realizar segmentación de mercados, análisis de consumo y  preferencias. f) Evaluar la calidad de los productos y servicios. g) Contestación, gestión y seguimiento a  solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias. Si usted desea que sus datos sean suprimidos  de nuestras bases de datos, le solicitamos manifestarlo en forma expresa en el término de treinta (30)  días hábiles contados a partir de la publicación de esta comunicación al correo atencionalusuario@clinicadeloccidente.com, dirección@clinicadeloccidente.com de lo contrario, se  considerará que nos autoriza para que los mismos sean utilizados para los propósitos previamente  descritos. En adelanto podrá consultar los cambios sustanciales de nuestra Política de Tratamiento de  Datos Personales, así como los cambios en nuestro aviso de privacidad en la página Web de LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.

La Ley 1581 de 2012 establece el régimen general de protección de Datos Personales, que tiene por objeto  desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las  informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos,  libertades y garantías constitucionales relacionados con el derecho a la intimidad.

El Decreto 1377 de 2013 reglamenta la Ley 1581 de 2012 y regula la autorización, revocatoria, las políticas y  los procedimientos para la protección de datos personales.

OBJETIVO ESPECIFICO

LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. como objetivo específico tiene por objeto asegurar la preservación  y confidencialidad de la información recolectada y almacenada y al usar los datos personales de  pacientes, donantes, usuarios, entre otros; la cual es recolectada con el objeto de la prestación de los  servicios de salud de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la  Ley 23 de 1981, el Decreto 1377 de 2013 y el Resolución1995 de 1999, y siguiendo los lineamientos de  la Ley 23 de 1981 y la Resolución 2546 de julio 2 de 1998.

Al recolectar datos personales, para enviar información a las diferentes entidades que tienen injerencia y  competencia para ello, requiere obtener autorización y/o legalizar los trámites para que de manera libre,  previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, le permita a LA CLINICA recolectar, recaudar,  almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos que  han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos.

Con fundamento en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, la CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. queda  autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda la información conforme a lo  previsto en el presente documento, salvo que haya manifestación expresa de manera escrita, directa e  inequívoca dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la recepción de la presente  comunicación en las instalaciones de LA CLINICA en recepción de correspondencia.

Adicionalmente, en cualquier momento se tiene derecho a oponerse al envío de información y puede  rectificar o actualizar los datos si son erróneos o han variado. En las futuras comunicaciones que le  enviemos por correo electrónico le recordaremos sus derechos a conocer, rectificar o suprimir sus datos o a  solicitarnos la revocatoria de su autorización para el tratamiento de los mismos.

Esta Política hace exclusiva referencia a lo señalado arriba y no se relaciona con la información consignada  en las historias clínicas, debido a que los datos y la información allí consignada conservan su carácter  reservado, confidencial y totalmente privado (Resolución 1995 de 1999).

ALCANCE

La presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS se pone en conocimiento por parte de LA  CLINICA DEL OCCIDNTE S.A.A a sus empleados, usuarios, paciente, familiares, contratistas,  contratantes, proveedores, donantes y demás personas que suministren información personal a LA  CLINICA, con el fin de dar efectivo cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias  relacionadas con la protección y el adecuado tratamiento de la información personal que la empresa  administra de terceros.

DEFINICIONES:

ADAPTAR: Modificar o hacer que los datos personales obtenidos, desempeñe funciones distintas de  aquellas para las que fue construido.

ALMACENAR: Reunir, guardar o registrar los datos personales necesarios para la prestación del  servicio de Salud Conservar: Mantener y cuidar los datos personales para que no pierda sus  características y propiedades con el paso del tiempo.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los  datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al  Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la  existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a  las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.  CONSOLIDAR: Reunir, Integrar o juntar los datos personales obtenidos.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos  públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su  calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar  contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y  sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o  cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o  étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,  organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o  que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos  a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATO SEMIPRIVADO: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento  interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.  DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular  de la información.

EXTRAER: Apartar o filtrar los datos personales obtenidos, para obtener y crear información útil para  LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. con base a los datos personales del titular.

FILTRAR: Seleccionar de los datos personales obtenidos los aspectos necesarios para configurar una  información que requiera el Responsable del tratamiento de los datos.

PROCESAR: Someter los datos personales a una serie de operaciones programadas, con un fin  específico para la prestación del servicio de Salud. Archivar: Guardar los datos personales papeles en  un determinado orden

RECOLECTAR: Reunir los datos personales que el Responsable del Tratamiento de datos personales  adquiere en el desarrollo de su objeto.

REPRODUCIR: Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos personales que son  obtenidos en la prestación del servicio de Salud.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la  recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del  Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a  un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o  fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un  Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Transmitir: Emitir o  difundir los datos personales, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el  Encargado por cuenta del Responsable.

DESARROLLO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los lineamientos contenidos en este documento, son aplicables a los datos de carácter personal que  hayan sido registrados en las bases de datos y que sean susceptibles al tratamiento requerido por parte  de LA CLINICA en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan  disposiciones generales para la protección de datos personales.

Esta política es de carácter obligatorio para LA CLINICA en calidad de responsable del tratamiento de  datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la  institución. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de  datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento de los  mismos.

GENERALIDADES

El Gobierno Nacional a través a través de la Ley 1581 de 2012, expidió el Régimen General de  Protección de Datos Personales determinando que toda institución garantizará el pleno ejercicio del  derecho de habeas data. Como responsable del tratamiento de datos personales LA CLINICA DEL  OCCIDENTE S.A. garantiza a los titulares de los datos personales, que el tratamiento se realizará de  acuerdo con la política de protección de datos en armonía con la normativa prevista por tal fin, también  gestionará los datos personales de los titulares de acuerdo con los principios rectores del marco  normativo. Para facilitar la implementación de las normas, LA CLINICA DEL OCCIDENTE, expide a  presente política que será de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de la institución.

DESCRIPCIÓN DE LOS DATOS QUE HACEN REFERENCIA A LA INFORMACIÓN PERSONAL DE  LOS TITULARES

Los datos personales de los titulares que se recogen en los diferentes servicios pueden incluir, pero no  limitarse a:

1) Nombres y apellidos completos.

2) Tipo y número del documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de  ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático).

3) Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.

4) Edad, sexo, estado civil, idiomas que habla y creencias religiosas.

5) Escolaridad, profesión y ocupación.

6) Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo, celular y fax. g)  Empleador, su ubicación y sus datos de contacto.

7) Información clínica del paciente incluyendo los antecedentes personales, familiares y  epidemiológicos, resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, consultas realizadas,  medicamentos que recibe, diagnósticos, valoraciones médicas y del equipo de salud,  procedimientos quirúrgicos, etc.

8) Datos de contacto de sus familiares, responsables o representantes legales.  9) Hábitos personales.

10) Su Entidad Administradora de Planes de Beneficio (EPS, EPS-S, ARL, Plan de Atención  Complementaria -PAC-, Medicina prepagada, Póliza de Salud, etc.).

11) Uso de nuestros servicios.

12) Información personal obtenida durante la revisión de sus peticiones o quejas.  13) Información personal brindada a través de encuestas, u otros instrumentos institucionales.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La Información proporcionada por el titular a LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. es requerida para  recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y  disponer, con o sin ayuda de la informática, sin restricción o limitación y en general para:

1) La prestación adecuada de los servicios ofrecidos por LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.  2) Ser contactado para renovaciones, ofrecimiento de productos y servicios, ser informado e  invitado a participar de diferentes beneficios o eventos.

3) Enviar información comercial, promocional, invitaciones o atenciones de LA CLINICA DEL  OCCIDENTE S.A. d) Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y contenidos.  4) Realizar segmentación de mercados, análisis de consumo y preferencias.

5) Evaluar la calidad de los productos y servicios.

6) Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias.  Además de las finalidades generales, existen finalidades particulares, atendiendo a la relación  que tienen las personas con LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. como a continuación se  describen:

FINALIDADES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE  PACIENTES Y/O ENCUESTADOS:

a) Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y alianzas, por diferentes  medios. b) Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios y educación al paciente.  c) Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas. d) Enviar al correo físico,  electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier  otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los servicios  que presta, los eventos que programe, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar e informar. e)  Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica. f) Identificación de avances  clínicos, científicos y tecnológicos. g) Cumplir las leyes aplicables a la salud privada y pública en  Colombia, incluyendo pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Salud Nacional,  Secretaria Distrital de Salud, las autoridades judiciales o administrativas. Finalidades especiales para el  tratamiento de los datos personales de colaboradores: a) Realización de publicaciones internas y  externas. b) Apertura de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización. c) Brindar  información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados para autorización de  créditos de dinero o créditos comerciales. (Previa verificación de fuente y autorización del titular – uso de  datos, se debe centrar en la verificación más no en el suministro de la información). d) Ser contactado  directamente en caso de ser requerido, en razón de sus funciones. e) Informarlas convocatorias e  invitaciones a eventos. f) Informar y conformar procesos de elección y promoción interna. g) Soportar  procesos de auditoría interna o externa. h) Detectar las necesidades de capacitación e implementar  acciones que permitan una excelente prestación de los servicios de la .institución Finalidades  especiales para el tratamiento de datos de estudiantes a) Realizar publicaciones internas y externas. b)  Informar y conformar procesos de elección y promoción interna. c) Realizar mercadeo de los programas  educativos tanto de pregrado como postgrado y encuestas afines a la educación a quienes  voluntariamente quieran participar. a) Cumplir las leyes aplicables a la educación privada en Colombia,  incluyendo pero sin limitarse, a cualquier requerimiento del Ministerio de Educación Nacional o las  autoridades judiciales o administrativas. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos  personales de aspirantes. a) Realización de procesos de selección y promoción interna. b) Finalidades  especiales para el tratamiento de los datos personales de aspirantes. Finalidades especiales para eltratamiento de los datos personales de proveedores y contratistas, convenios y alianzas: a) Evaluación  de bienes y servicios prestados por las partes. b) Seguimiento y gestión de la relación contractual.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.

Acorde con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la  recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e  informado para que LA CLINICA lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

No obstante, LA CLINICA hará uso de lo preceptuado en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377  de 2013 que hace referencia a los datos recolectados antes del 27 de junio de 2013. LA CLINICA, al  momento de solicitar al Titular la autorización, informa de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual son sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos. b) El  carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre  datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c) Los derechos que le asisten  como Titular. d) La identificación, dirección electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.  e) Forma de Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Casos en que no es necesaria la  autorización del titular de los datos personales: En los siguientes casos no se requerirá autorización  del titular de los datos personales: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa  en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. LA  CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. e) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. De la  autorización para el tratamiento de datos personales sensibles: En el Tratamiento de datos  personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el  artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A., deberá cumplir las  siguientes obligaciones: a) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a  autorizar su tratamiento. b) Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos  generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los  datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos  personales sensibles. En cumplimiento de la normatividad vigente sobre la Protección de Datos  Personales, al interior de la Institución se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto  cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos  que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario  para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.  En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento sea  efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una  fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea  política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a  las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los  datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular; d) El Tratamiento se refiera  a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un  proceso judicial; e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este  evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

USO DE IMÁGENES Y VIDEO DE VIGILANCIA

CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. informa sobre la existencia de mecanismos de seguridad adoptados  mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia. LA CLINICA cuenta con un su  sistema de video vigilancia instalado en diferentes sitios al interior y exterior de sus instalaciones, la cual  es utilizada para fines de seguridad como derechos de cada uno de los pacientes, acompañantes,  empleados y cualquier otra persona natural.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los pacientes, acompañantes  empleados, y cualquier persona natural, así como de los bienes e instalaciones. Esta información podrá  ser empleada como prueba ante cualquier autoridad u organización; y será almacenada por LA  CLINICA, por un periodo comprendido de 30 días, de acuerdo a las especificaciones técnicas de cada  cámara de video. Las imágenes como son de carácter general solo una autoridad competente podrá  hacer la solicitud de las mismas.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA CLINICA DEL OCCIDENTE  S.A. o frente al Encargado designado del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer,  entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error,  o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente por escrito la prohibición o no autorizado.

2) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. , salvo  cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos.

3) Ser informado por parte de LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. o por parte del encargado del  Tratamiento designado, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos  personales.

4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo  dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o  complementen.

5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se  respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o  supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que  en el Tratamiento de datos personales, a LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. o el encargado  designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

6) Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos  personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento de datos personales a cargo de LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. se asegurará el  respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, que ingresen por urgencias; por  lo tanto, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo  aquellos datos que sean de naturaleza pública, autorizado por normas jurídicas vigentes y cuando dicho  tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: a) Que responda y respete el interés  superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos  fundamentales. c) Se tenga la opinión del menor de acuerdo a su madurez, la cual no tiene relación  directa con su edad, sino con su grado de discernimiento. d) Se cumpla con los requisitos de la ley para  el tratamiento de datos personales, como la autorización, la finalidad, la explicación de los deberes y de  los derechos de los titulares. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o  adolescente, otorgará la autorización a LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS  PERSONALES.

La recolección de los datos realizada por LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. se limitará a aquellos  datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o  requeridos conforme a la normativa vigente, en virtud de lo anterior, LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.  atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento de los Datos Personales, tales  como: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;  b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización  otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los  derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las  condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del  Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la  información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades  respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información  cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h) Suministrar al  Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente  autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo  momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j)  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Informar al  Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del  Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar  a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de protección de datos  cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la  información de los titulares. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la  Superintendencia de Industria y Comercio. o) Adoptar los procedimientos necesarios para solicitar, a  más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de  los mismos, e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades  específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. Se aclara que los datos  personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual  se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición  del público, podrán ser tratados por LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. siempre y cuando, por su  naturaleza, sean datos públicos. p) Comunicar los cambios sustanciales en el contenido de las Políticas  del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los  datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización. Esta comunicación debe  hacerse antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del  Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para la  comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta  actividad. q) Garantizar la integridad, confidencialidad y calidad de la forma debida en la que se realiza  la recolección de datos sensibles que son necesarios para la atención oportuna del cada paciente.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en  todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo  las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso  no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los  datos en los términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del  Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas  y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; f) Adoptar y  cumplir con las políticas, manuales y procedimientos que en cumplimiento de las normas sobre  protección de datos ha dispuesto el gobierno nacional y han sido implementadas por LA CLINICA DEL  OCCIDENTE S.A. g) dar el trámite correspondiente a las consultas y reclamos por parte de los titulares  para la atención de consultas y reclamos. h) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en  trámite” en la forma en que se regula en la presente ley; i) Insertar en la base de datos la leyenda  “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre  procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; j) Abstenerse de circular información  que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia  de Industria y Comercio; k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden  tener acceso a ella; l) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten  violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los  Titulares; m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y  Comercio. Nota: En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y  Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes  previstos para cada uno.

SOLICITUDES DE REVOCATORIA O SUPRESIÓN

Los titulares podrán en todo momento solicitar a LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. la supresión de  sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante  la presentación de una solicitud por escrito, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley  1581 de 2012mediante una de las siguientes opciones: ∙ Por medio físico, solicitud radicada en  Correspondencia en la Avenida de las Américas No. 71c-29 horario de oficina 07:00 AM a 05:00 PM de  lunes a viernes. ∙ Por medio electrónico al correo atencionalusuario@clinicadeloccidente.com, direccion@clinicadeloccidente.com LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. responderá la solicitud por el  mismo medio que fue formulada. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la  autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la  base de datos de LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.

SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

En el evento que el titular solicite información respecto al tratamiento de sus datos personales, está será  suministrada por LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. por el mismo medio que fue formulada la solicitud  y corresponderá totalmente a aquella que repose en la base de datos administrada

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de LA  CLINICA DEL OCCIDENTE S.A., podrá suministrarse a las siguientes personas:

  • A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, previa presentación del  documento que otorgue el derecho.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden  judicial, presentando el respectivo oficio.
  • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley, previa presentación del documento que  otorgue el derecho.

CONSULTAS

Los Titulares o sus Causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases  de datos de LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. quien suministrará al solicitante, toda la información  contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. El titular podrá  consultar de forma gratuita sus datos personales cada vez que existan modificaciones sustanciales de  las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas. Para efectos de  responder las consultas, LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. cuenta con un término máximo de diez  (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible  atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los  cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en la base de datos de LA CLINICA DEL  OCCIDENTE S.A. debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el  presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán  presentar una solicitud ante LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. el cual será tramitado bajo las  siguientes condiciones:

a). El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A.  como mínimo con la siguiente información:

  • Nombre del peticionario o solicitante
  • Número de identificación del peticionario o solicitante
  • Hechos en que se fundamenta la solicitud
  • Objeto de la petición
  • Dirección de envío de correspondencia
  • Aportar los documentos que requiera sea validados o soporten la petición.

Si la solicitud resulta incompleta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción el área en  que se radicó solicitará al interesado que subsane las fallas y complemente la información; si  transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA CLINICA DEL  OCCIDENTE S.A. sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha  desistido del reclamo. Una vez LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. confirme el recibido de la solicitud  se verificará que la información está completa y se procederá a iniciar el proceso de atención del  requerimiento, para lo cual las áreas receptoras se apoyan en la oficina jurídica antes de emitir la  respuesta El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir  del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho  término, se informará al interesado los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su solicitud, la  cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a  quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al  interesado.

b). Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga ”  reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda  deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c). El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día  siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,  se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual  en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 10.  REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria  y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o ante el  Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La permanencia de los datos personales recolectados por LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. Estará  determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida  la finalidad del tratamiento, LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. procederá a la supresión de los datos  personales recolectados. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando  así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas: a) Las  transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la  Ley 1581 de 2012; es decir, la prohibición de transferencia de datos personales a países que no  proporcionen niveles adecuados de protección de datos y los casos excepcionales en los que dicha  prohibición no aplica. b) Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del  responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un  contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. De manera excepcional, LA CLINICA  DEL OCCIDENTE S.A. podrá hacer transferencia de datos personales en los siguientes casos: a)  Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la  transferencia; b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular  por razones de salud o higiene pública; c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la  legislación que les resulte aplicable; d) Transferencias acordadas en el marco de tratados  internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de  reciprocidad; e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y LA  CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se  cuente con la autorización del Titular; f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del  interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas  necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento,  evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. De acuerdo a los  lineamientos establecidos en la política de seguridad de la información.

MODIFICACIONES

La CLINICA DEL OCCIDENTE SA. se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de  la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del  Tratamiento referidos a la identificación de la CLINICA DEL OCCIDENTE y a la finalidad del  Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, LA  CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de  implementar las nuevas políticas.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Esta Política de tratamiento de datos personales rige desde la fecha de publicación y será de obligatorio  cumplimiento para LA CLINICA DEL OCCIDENTE S.A. sus encargados y colaboradores. Todas las  bases de datos se conservarán por tiempo indefinido para garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de  2.012 y del Decreto 1377 de 2.013 y lo que disponga otras normas que modifiquen y/o deroguen la  presente.

 

Versión
Fecha : 05/03/2015

Elaborado por:
Gloria Inés Aguillón
Oficina Jurídica

Revisado por:
Maria Claudia Fuentes
Ingeniera de sistemas

Aprobado por:
Dr. Edgar Alirio Ruiz Luengas
Director